Os documentos previstos neste artigo já assinados no padrão ICP – Brasil são considerados válidos, essa informação surge para atender as empresas que, visando adequação ao E-social já estão desenvolvendo seus processos através do meio digital.
Ainda vale ressaltar que o arquivo eletrônico dos documentos acima mencionados deve ser em PDF conforme definição da ABNT e ficar disponível para Inspeção do Trabalho.
Uma observação importante é que também é valida a guarda em meio eletrônico dos documentos já assinados manualmente, nestes casos os originais devem ser mantidos por período ali mencionados, proporcionando à inspeção do trabalho o acesso aos mesmos.
Até o presente momento a guarda e apresentação dos documentos através da certificação digital é facultativa, tornando se obrigatória nos seguintes prazos:
I – 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e
III – 2 (dois) anos, para as demais empresas.
Existem duas observações importantes previstas na portaria:
- 1º Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada.
- 2º A situação mencionada no § 1º deste artigo será devidamente justificada pelo empregador, que deverá comprovar a autenticidade e a integridade do documento.
Essa é uma medida já esperada por todos e estamos atentos ao que vem por ai, são mudanças positivas, que vão gerar impactos em todos os processos.
Àquelas empresas que já estão adequadas ou buscando adequação, só têm a ganhar, pois os processos serão otimizados e vai facilitar e muito, por outro lado empresas que não estão atendendo à legislação podem ter mais dificuldades.
Uma coisa é fato, os órgãos fiscalizadores terão mais acesso as informações e isso facilitará a fiscalização/inspeção e até mesmo a emissão de notificações.
Precisamos multiplicar essa informação, para que as empresas comecem a planejar as mudanças, especialmente para quem não iniciou as adequações em relação aos documentos por meio eletrônico com assinatura digital.
É importante que todas as empresas estejam atentas aos prazos.
